Datenschutzerklärung

01

Verantwortung und Geltungsbereich

Verantwortlich für die Bearbeitung der Personendaten im Zusammenhang mit DictOnce ist:

Diese Datenschutzerklärung gilt sowohl für die öffentliche Website als auch für die DictOnce-Apps für macOS und Windows, das DictOnce-Konto und die damit verbundenen Transkriptions-, Redaktions- und Abrechnungsdienste.

Soweit medizinische Fachpersonen Patientendaten mit DictOnce bearbeiten, bleiben die jeweilige Praxis oder Institution für diese Patientendaten verantwortlich. DictOnce bearbeitet solche Inhalte als technischer Dienstleister nach deren Weisungen. Die Praxis muss Patientinnen und Patienten über ihre eigene Datenbearbeitung informieren und – wo erforderlich – die vertraglichen und beruflichen Geheimhaltungspflichten sicherstellen.

02

Nutzung der Website

Technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem und Geräteinformationen gehören. Die Bearbeitung dient der sicheren Bereitstellung, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch.

Keine Werbeanalyse

Im aktuellen Stand setzt DictOnce keine eigenen Analyse-, Profiling- oder Marketingwerkzeuge ein. Es findet kein Verkauf von Personendaten statt.

Cookies und ähnliche Speichertechnologien

Die Website speichert Ihre Datenschutzauswahl im lokalen Speicher des Browsers. Diese technisch notwendige Angabe enthält nur, ob Paddle geladen werden darf, sowie den Zeitpunkt Ihrer Auswahl. Sie bleibt gespeichert, bis Sie die Browserdaten löschen oder Ihre Auswahl über „Cookie-Einstellungen“ ändern.

Paddle.js wird standardmässig blockiert und erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung geladen. Paddle kann danach Cookies oder ähnliche Technologien für Preisanzeige, Checkout, Betrugsprävention und Zahlungsabwicklung einsetzen. DictOnce verwendet keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Eine Ablehnung hat keinen Einfluss auf die übrigen Inhalte der Website.

Preisanzeige und Checkout

Für lokalisierte Preise und den späteren Kauf wird Paddle.js eingebunden. Dabei kann Paddle technische Daten und eine ungefähre Standortinformation verarbeiten. Wenn Sie den Checkout öffnen, bearbeitet Paddle insbesondere Kontakt-, Standort-, Rechnungs- und Zahlungsdaten als Merchant of Record. Für diese Bearbeitung gilt ergänzend die Datenschutzerklärung von Paddle.

03

DictOnce-App und Benutzerkonto

Für Einrichtung, Betrieb und Absicherung des Kontos bearbeiten wir insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse, soweit vom Nutzer oder Anmeldeanbieter bereitgestellt;
• interne Benutzer-ID und verknüpfte Apple-, Google- oder E-Mail-Identität;
• bei Passwortanmeldung ausschliesslich kryptografische Passwort-Prüfwerte;
• Sitzungs-, Zugriffs- und Passwort-zurücksetzen-Daten;
• Abo-, Berechtigungs-, Geräte- und Versionsinformationen;
• Nutzungsmetadaten wie Vorgang, Zeitpunkt, Modell, Sprache, Fachgebiet, Audioumfang, Text- und Tokenmengen, Verarbeitungsdauer, Erfolg oder Fehler und geschätzte Kosten.

Diese Daten werden benötigt, um das Konto zu führen, Zugriffe zu schützen, das Abo zu prüfen, vertragliche Leistungen zu erbringen, Nutzungslimiten und Kosten zu berechnen sowie Fehler und Missbrauch zu erkennen.

Lokale Daten

App-Einstellungen, persönliche Fachlexika, Korrekturen und aus Dokumenten gelernte Schreibweisen werden lokal auf dem Gerät gespeichert. Importierte Dokumente werden lokal analysiert und nicht als Dokumente an DictOnce übertragen. Betriebssystemrechte für Mikrofon und Bedienungshilfen können jederzeit in den Systemeinstellungen entzogen werden; ohne diese Rechte sind die betreffenden Funktionen nicht verfügbar.

04

Diktate und Gesundheitsdaten

Diktate, Rohtranskripte und redigierte Texte können Gesundheitsdaten und andere besonders schützenswerte Personendaten enthalten. Die App übermittelt die für den gewählten Vorgang erforderlichen Audio- und Textinhalte verschlüsselt an die DictOnce-Plattform und von dort an die eingesetzten OpenAI-API-Dienste.

OpenAI verwendet API-Inhalte nach den veröffentlichten Bedingungen standardmässig nicht zum Trainieren seiner Modelle. Je nach verwendetem API-Endpunkt und konfigurierten Datenschutzoptionen können Inhalte oder Sicherheitsprotokolle bei OpenAI vorübergehend aufbewahrt werden. Die produktive OpenAI-Konfiguration und die daraus folgende konkrete Höchstdauer müssen vor Veröffentlichung dieses Textes abschliessend bestätigt werden.

Nutzer sollen nur Daten diktieren, zu deren Bearbeitung sie berechtigt sind. Insbesondere müssen medizinische Fachpersonen Berufsgeheimnis, Datenschutz, Informationspflichten und die Vorgaben ihrer Institution beachten.

05

Empfänger und Dienstleister

Je nach Nutzung können Personendaten an folgende Kategorien von Empfängern gelangen:

Die externen Anbieter bearbeiten Daten teilweise in eigener Verantwortung. Weitere Informationen finden Sie bei Swizzonic, OpenAI, Paddle, Apple, Google und Resend.

Bearbeitung im Ausland

Einzelne Anbieter können Daten ausserhalb der Schweiz bearbeiten, insbesondere in der EU, im EWR oder in den USA. Soweit kein gesetzlich anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau besteht, werden geeignete Garantien eingesetzt, insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln und erforderlichenfalls zusätzliche technische und organisatorische Massnahmen.

06

Aufbewahrung und Sicherheit

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten, die Durchsetzung von Ansprüchen und die Sicherheit erforderlich ist. Konto- und Berechtigungsdaten bestehen grundsätzlich für die Dauer des Kontos; abrechnungs- und vertragsrelevante Unterlagen können entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden. Sitzungs- und Reset-Daten laufen zeitlich begrenzt ab.

• Die Website-Anwendung führt keine eigene Besucherdatenbank und erstellt keine Nutzerprofile.
• Die Datenschutzauswahl verbleibt bis zur Änderung oder Löschung der Browserdaten lokal auf dem Gerät.
• Passwort-zurücksetzen-Links laufen nach 15 Minuten ab.
• App-Sitzungen laufen nach 30 Tagen ab.
• Konto-, Abo- und Nutzungsmetadaten bleiben grundsätzlich bis zur Schliessung des Kontos gespeichert; gesetzlich erforderliche Geschäftsunterlagen können länger aufbewahrt werden.
• Verschlüsselte Plattform-Sicherungen werden mit 7 täglichen, 5 wöchentlichen und 12 monatlichen Ständen aufbewahrt.
• DictOnce speichert Diktat-, Audio- und Transkriptinhalte nicht dauerhaft in der eigenen Datenbank.
• Für OpenAI-API-Inhalte gilt konservativ eine Höchstdauer von 30 Tagen, soweit der verwendete Endpunkt nicht bereits eine kürzere oder keine Inhaltsaufbewahrung vorsieht.

DictOnce setzt angemessene technische und organisatorische Schutzmassnahmen ein. Dazu gehören verschlüsselte Übertragung, Zugriffskontrollen, gehashte Zugangsdaten, eingeschränkte Administratorrechte, getrennte Produktionssysteme und verschlüsselte Sicherungen. Kein System kann jedoch absolute Sicherheit gewährleisten.

07

Ihre Rechte

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere Auskunft über ihre Personendaten, Berichtigung unrichtiger Daten, Herausgabe oder Übertragung sowie Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung verlangen und einer Bearbeitung widersprechen. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und andere zulässige Einschränkungen bleiben vorbehalten.

Anfragen sind an die oben genannte Datenschutzadresse zu richten. Zur Vermeidung einer unberechtigten Herausgabe kann ein Identitätsnachweis verlangt werden. Betroffene können sich ausserdem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder – soweit die DSGVO anwendbar ist – an die zuständige europäische Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.